Registro de Estados Contables ante la Auditoría Interna de la Nación.

Registro de Estados Contables ante la Auditoría Interna de la Nación.

Cra. Jacqueline Blanco – Gerente de Servicios Contables – jacqueline.blanco@dca.com.uy

Mediante la aprobación del Decreto 156/016 del 30 de mayo de 2016, se establece la obligación de registrar ante el órgano estatal de control (Auditoría Interna de la Nación) los Estados Contables de las sociedades.

Empresas obligadas a registrar sus Estados Contables

Las sociedades comerciales, las sociedades y asociaciones civiles, las fundaciones, las cooperativas, las sociedades y asociaciones agrarias, las entidades no residentes que cumplan con las condiciones establecidas en el artículo 2ª de la ley 18.930 del 17/07/2012, y los fideicomisos y fondos de inversión no sometidos a regulación del Banco Central del Uruguay; deberán registrar sus Estados Contables, siempre que:

a) los ingresos provenientes de sus actividades ordinarias, al cierre de cada ejercicio anual, superen las 26.300.000(veintiséis millones trescientas mil) Unidades Indexadas (actualmente el equivalente a $ 89.420.000); o

b) cuando obtengan ingresos que superen las 4.000.000 (cuatro millones) de Unidades Indexadas (actualmente equivalente a $ 13.600.000) al cierre de cada ejercicio anual, siempre que al menos el 90% de los mismos generen rentas que no sean de fuente uruguaya.

A tales efectos se consideraran los ingresos generados en el ejercicio anterior, y en caso que dicho ejercicio abarque un periodo menor a doce meses, se deberán proporcionar a un ejercicio completo.

Cabe precisar que a los efectos del cálculo del nivel de ingresos, se deberá considerar el valor de la Unidad Indexada de fecha de cierre del ejercicio.

Plazo para registrar los Estados Contables

El plazo para el registro de los Estados Contables será de 180 días corridos, contados a partir del día siguiente a la fecha de cierre del ejercicio.

Requisitos para el registro de los Estados Contables

La Auditoría Interna de la Nación, mediante la Resolución publicada en el Diario Oficial el 10/06/2016; estableció todas las formalidades y condiciones requeridas para la presentación de los Estados Contables.

Dentro de las condiciones requeridas para el Registro de los Estados Contables, los mismos se realizarán a través del portal Central de Balances Electrónica (CBe), de acuerdo a los formularios emitidos por la Auditoría Interna de la Nación y publicados en su página web.

Por otra parte se establece que los Estados Contables deberán ser acompañados por certificación profesional, cuya firma del profesional actuante así como la de los representantes de la sociedad; deberán realizarse mediante la firma digital.

El certificado de la firma digital se debe gestionar en el Correo o en cualquier Abitab, teniendo una vigencia de uno o dos años.

Sanciones ante el incumplimiento de registrar los Estados Contables en el plazo estipulado

1-  Aplicación de multas: Equivalente a 2.000 Unidades Indexadas (actualmente $ 6.800) y en caso de reiterarse el incumplimiento en un periodo de 5 años, la multa aplicable será de 3.000 Unidades Indexadas (actualmente $ 10.200).

2- Prohibición de distribuir utilidades: Entendiéndose por distribución el pago de dividendos o de sus equivalentes. Si de todas formas se efectuara dicha distribución de utilidades; este incumplimiento será sancionado con el pago de una multa de 125.000 Unidades Indexadas (equivalente a $ 425.000), y en caso de reiterarse dicho incumplimiento en un período de cinco años, la multa será de 250.000 Unidades indexadas (equivalente  a $ 850.000)

3- Suspensión de la vigencia del certificado único anual emitido por la DGI: En tal sentido la  Auditoría Interna de la Nación, una vez notificado el acto de imposición de la multa, comunicará a la DGI la nómina de aquellos obligados que hubieran omitido registrar sus Estados Contables y dicha oficina procederá a la suspensión del certificado único de vigencia anual.

Vigencia

El registro de los Estados Contables de las sociedades comerciales, será aplicable para los ejercicios económicos cerrados a partir del día hábil siguiente a la fecha de la publicación en  el Diario Oficial de la Resolución de la Auditoria Interna de la Nación, por lo cual la obligación se establece para los ejercicios cerrados a partir del 30/06/2016.

Para las restantes entidades establecidas en el Artículo 3º del Decreto 154/016, es decir las asociaciones civiles, las fundaciones, las cooperativas, las sociedades y asociaciones agrarias, las entidades no residentes que cumplan con las condiciones establecidas en el artículo 2ª de la ley 18.930 del 17/07/2012, y los fideicomisos y fondos de inversión no sometidos a regulación del Banco Central del Uruguay; estarán obligadas a registrar los Estados Contables, a partir de los ejercicios económicos iniciados el 01/01/2016  (entrada en vigencia de la Ley N º 19.355 de Presupuesto Nacional).

Comentarios finales

Mediante la reciente Resolución de la Auditoría Interna de la Nación, quedó fijado como 30/06/2016, la fecha de balance a partir de los cuales se hace exigible, para las sociedades comerciales, el Registro de los Estados Contables (en caso que corresponda por su nivel de ingresos).

Cabe precisar que en caso de registrar los Estados Contables de años anteriores a los obligados por el presente decreto, dicho registro no generará ningún tipo de sanción para las empresas.

Por último es importante destacar que los Estados Contables que sean registrados, estarán a disposición de cualquier interesado que solicite su adquisición, con la simple solicitud y el pago de media Unidad Reajustable ($ 453). Consideramos muy importante resaltar este último aspecto, en el sentido de que el cumplimiento de esta norma implicará que las empresas estén exponiendo información interna, no solamente de índole numérico sino también aspectos relevantes de su funcionamiento; en virtud que el registro se debe  realizar no solo de los Estados Financieros sino también de las Notas a los Estados Contables.